Bekasi, Badan Pengawas Pemilu - Bawaslu menggelar rapat koordinasi finalisasi penyusunan Sistem Keamanan Klasifikasi Arsip (SKKA) di lingkungan Sekretariat Jenderal Bawaslu. Finalisasi penyusunan SKKA berdasarkan peraturan Kepala ANRI Nomor 17 Tahun 2011 tentang Pedoman Klasifikasi Keamanan Arsip ini bertujuan untuk melengkapi struktur dalam tata kelola arsip.
"Bawaslu telah menyusun tiga Perbawaslu mengenai tata kelola arsip. Diantaranya adalah mengenai Jadwal Retensi Arsip, Klasifikasi Arsip, dan Tata Naskah Dinas. Hanya 1 yang belum dimiliki Bawaslu, yaitu Sistem Keamanan Klasifikasi Arsip. Dengan kita menyusun sistem klasifikasi keamanan arsip, minimal regulasi dalam tata kelola kearsipan kita sudah terpenuhi, walaupun dalam pelaksanaan, diperlukan regulasi yang memayungi tata kelola," jelas kepala bagian Umum Ari Susanto dalam rapat koordinasi SKKA di Bekasi, Minggu (5/11/2017).
Berbicara tata kelola arsip, sambungnya, setidaknya Bawaslu harus memuat sarana prasarana, sistem pengelolaan maupun sumber daya yang melakukan pengelolaan arsip. Dengan diadakannya rakor ini diharapkan dapat menciptakan finalisasi sistem klasifikasi keamanan arsip di lingkungan Sekretariat Jenderal Bawaslu.
Sementara itu, Anggota Bawaslu RI Ratna Dewi Pettalolo mengatakan bahwa Rapat Koordinasi Finalisasi Penyusunan Sistem Klasifikasi Keamanan Arsip (SKKA) memiliki nilai strategis tinggi, karena pertemuan ini adalah sebuah pertemuan yang ingin membangun kekuatan kelembagaan. Bagi Bawaslu pertemuan ini selayaknya harus menjadi perhatian serius dari kalangan internal sendiri, apalagi terkait kearsipan, yang menjadi bagian penting dalam bentuk pertanggungjawaban Bawaslu kepada publik.
"Kalau membaca Undang-undang Nomor 7 Tahun 2017 dan pengaturan sebelumnya pada UU Pemilu dan Penyelenggara Pemilu, ada salah satu pasal yang tegas mengatur tentang tugas dari Bawaslu adalah untuk memelihara dan merawat arsip seperti yang tercantum dalam pasal 93 huruf h, yaitu mengelola, memelihara dan bahkan sampai memeriksa dan termasuk penyusutan arsip itu sendiri sesuai waktu yang ditentukan," terang Dewi.
Dewi menjelaskan bahwa ada tiga tugas besar Bawaslu dalam melaksanakan tugas dan fungsinya yaitu pertama pengawasan, penangan pelanggaran, dan penyelesaian sengketa. Terhadap tiga tugas ini, tentu harus dilakukan pendokumentasian hasil-hasil kegiatan yang dilakukan, karena undang-undang memberikan tugas secara tegas atau mengatur tegas soal kearsipan, karena dalam tugas-tugas pengawasan, penanganan pelanggaran, dan penyelesaian sengketa, kearsipan jadi hal penting sebagai bentuk pertanggungjawaban kita sebagai penyedia dana dan dokumen penting dalam pelaksanaan tugas, fungsi dan kewajiban kita.
"Pengalaman selama ini, kegiatan pengarsipan ini belum terlaksana secara baik, karena banyak data dan dokumen yang ketika dibutuhkan, itu kadang tidak tersedia secara cepat atau tidak bisa disajikan karena dokumennya tidak terarsip. Ini yang tentu bagi sebuah lembaga jadi hal tidak patut terjadi. Kita tidak bisa pertanggungkawabkan hasil kerja kita yg diamanatkan undang-undang," katanya.
Rapat koordinasi ini kita diikuti peserta di Sekretariat Jenderal Bawaslu masing-masing yang miliki aktivitas di dalam pengelolaan persuratan dan arsip dan menghadirkan narasumber pejabat struktural maupun fungsional dalam ANRI.
